Viele Verantwortliche in Unternehmen wissen, dass es manchmal ein persönliches Gespräch braucht, um einzelne Sachverhalte zu klären. Doch nicht selten verursacht eine solche Geschäftsreise hohe Kosten. Dabei muss diese nicht teuer sein. Es gibt viele Möglichkeiten, die dabei helfen können, das zur Verfügung stehende Budget nicht allzu sehr zu belasten.
Sparen auf Geschäftsreisen: so geht’s
Egal, ob im Zusammenhang mit nationalen oder internationalen Reisen: Es lohnt sich definitiv, ein wenig genauer hinzuschauen. Auf diese Weise ist es möglich, die Kosten zu senken und so letztendlich vielleicht auch die Liquidität eines Unternehmens auf lange Sicht zu steigern.
Aber wo verbirgt sich eigentlich besonders hohes Sparpotenzial? Und wie können auch die reisenden Mitarbeiter dafür sorgen, dass die Kosten, die im Rahmen einer Geschäftsreise anfallen, eine bestimmte Grenze nicht überschreiten?
Die folgenden Abschnitte helfen weiter – und zeigen, dass es sich hin und wieder lohnen kann, über Alternativen zur klassischen Geschäftsreise nachzudenken.
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Tipp Nr. 1: Fahrtkosten reduzieren
Viele Geschäftsreisen basieren auf mehr oder weniger langen Autofahrten. Und genau hinter dieser Form der Mobilität verbirgt sich hohes Sparpotenzial – sowohl beim Parken als auch beim Tanken.
Wer Geld sparen möchte, sollte sich im Zusammenhang mit Flugreisen beispielsweise schon frühzeitig mit Hinblick auf günstiges Parken am Flughafen informieren. Vor allem an den etwas größeren Flughäfen können Geschäftsreisende von einem vergleichsweise hohen Sparpotenzial profitieren. Die entsprechenden Parkplätze können oft schon im Vorfeld reserviert werden. Dies bietet den Reisenden die Sicherheit, nicht vor einem vollen Parkhaus zu stehen.
Diejenigen, die sich ein wenig genauer mit Reisekostenabrechnungen auseinandersetzen, stellen auch schnell fest, dass das Tanken eine nicht zu vernachlässigende Kostennote darstellt. Hier kann es sich lohnen, von der Autobahn abzufahren und eine Tankstelle in der Stadt oder auf dem Land aufzusuchen. „Ein paar Cent“ – berechnet auf einen (noch) leeren Tank – können hier einen großen Unterschied machen.
Tipp Nr. 2: Mitarbeiter sensibilisieren
Wie hoch die Reisekosten schlussendlich ausfallen, ist natürlich zu einem großen Teil auch von den betreffenden Mitarbeitern abhängig. Daher ist es durchaus sinnvoll, die Reisenden im Vorfeld zu sensibilisieren und beispielsweise auch Grenzen für die Bewirtung im Hotel (Stichwort: Minibar) zu setzen.
Leider agieren viele Mitarbeiter immer noch nach dem Motto: „Meine Firma zahlt!“. Das Ergebnis: Unverhältnismäßig hohe Rechnungen, die eigentlich vermieden werden könnten. Manche haben es sich im Laufe der Zeit sogar angewöhnt, bei ihrer Spesenabrechnung zu schummeln.
Daher ist es wichtig, als Verantwortliche im Unternehmen vorab Gespräche zu führen und darauf hinzuweisen, was erlaubt (oder zumindest gern gesehen) ist und was nicht. Ziel sollte es sein, dass die Mitarbeiter, die auf Geschäftsreise unterwegs sind, sich nicht überwacht fühlen, aber dennoch wissen, dass es das Recht des jeweiligen Unternehmens ist, Rückfragen zu stellen.
Tipp Nr. 3. Alternativen zur Geschäftsreise ausloten
Wer im Zusammenhang mit Geschäftsreisen Geld sparen möchte, sollte sich bei jeder einzelnen Reise fragen, ob diese tatsächlich nötig ist. Denn: In vielen Fällen dürfte es auch ausreichen, einen einfachen Videocall zu starten. Spätestens während der Coronapandemie hat sich gezeigt, was – manchmal mit ein wenig Fantasie – möglich ist.
Es braucht nicht immer einen Flug um die halbe Welt, um über Verträge, Geschäftsbeziehungen und Co. zu sprechen. Gleichzeitig steht für viele sicherlich außer Frage, dass es hin und wieder wichtig ist, „face to face“ mit Geschäftspartnern, Kunden und Auftraggebern zu sprechen. Aber wann ist es eigentlich legitim, die Firmen Kreditkarte mit Flugbuchungen und Hotelkosten zu belasten?
Wichtig ist es, wie so oft, das Maß zu wahren und die jeweilige Situation korrekt einzuschätzen. Auf diese Weise ist es häufig möglich, aus einem Kurztrip, der das Unternehmen einen Betrag im vierstelligen Bereich kosten könnte, einen kurzen Anruf zu machen.
Fazit
Auch im 21. Jahrhundert gehören Geschäftsreisen dazu, wenn es darum geht, mit anderen Menschen in Kontakt zu treten. Die Einsätze an anderen Orten müssen jedoch nicht unverhältnismäßig teuer sein. Wer sich ein wenig genauer mit dem Sparpotenzial auseinandersetzt, das eine moderne Geschäftsreise bietet, stellt schnell fest, dass es meist kein Problem darstellt, sich innerhalb des Budgets zu bewegen.
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